Trong hai năm qua, AI bùng nổ. Người người dùng ChatGPT, nhà nhà hỏi Gemini, team nào cũng thử Claude.
Nhưng có một sự thật thú vị:

Dù AI mạnh hơn mỗi ngày, lịch làm việc của chúng ta vẫn kín như bưng.
Email vẫn phải phản hồi thủ công.
Báo cáo vẫn phải tự tay tổng hợp.
Deadline vẫn dí như chưa từng có AI.

Vấn đề không nằm ở AI “chưa đủ giỏi”.
Vấn đề nằm ở cách chúng ta dùng AI.

Hiện tại có 3 cấp độ dùng AI, và hầu hết mọi người đang kẹt ở cấp độ đầu tiên — nơi AI chỉ là công cụ, chứ chưa phải cộng sự.

⸻

1️⃣ CẤP ĐỘ 1: DÙNG CÔNG CỤ AI (ONE-SHOT PROMPTING)

Đây là “entry level” — và là nơi 90% người dùng đang ở.

Bạn mở ChatGPT → Nhập yêu cầu → Nhận kết quả.
Nhưng vì AI không biết bối cảnh, quy trình, mục tiêu công việc… nên bạn phải chỉnh sửa, bổ sung, làm lại nhiều lần.

Ví dụ:
Trong ngành tài chính, bạn có thể nhờ AI tóm tắt báo cáo, phân tích doanh thu, phát hiện bất thường…
Nhưng AI không biết dữ liệu nội bộ, không hiểu quy trình, không biết ưu tiên của team bạn.

Ở cấp độ này, AI vẫn bị động. Bạn vẫn làm 80% công việc.

⸻

2️⃣ CẤP ĐỘ 2: AI WORKFLOW – TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH

Đây là cấp độ thay đổi năng suất rõ ràng nhất.

Thay vì yêu cầu AI làm từng việc lặt vặt, bạn bắt đầu thiết kế workflow hoàn chỉnh, để AI tự chạy:
• Tự phân loại email theo chủ đề
• Tự ghi dữ liệu vào Sheets
• Tự trả lời khách bằng template phù hợp
• Tự tóm tắt báo cáo mỗi sáng
• Tự tạo checklist công việc hằng ngày

Ở cấp độ này:

✔ Công việc chạy đều, không quên, không lệch
✔ Team tập trung vào tư duy – không phải thao tác
✔ Bạn giữ toàn quyền kiểm soát — vì bạn thiết kế logic

⸻

3️⃣ CẤP ĐỘ 3: AI AGENT – AI TỰ SUY NGHĨ, TỰ LẬP KẾ HOẠCH, TỰ TỐI Ư

Ở cấp độ này, cách làm việc thay đổi hoàn toàn.

Bạn không mô tả từng bước nữa.
Bạn chỉ nói:

“Mục tiêu là ABC, deadline thứ Sáu.”

AI Agent sẽ tự:
• phân tích yêu cầu
• lập kế hoạch
• chọn công cụ
• tự chạy
• tự kiểm tra
• tự tối ưu

AI Agent có 3 năng lực cốt lõi:

(1) Reasoning – tự suy luận
(2) Action – tự hành động qua công cụ
(3) Iteration – tự đánh giá và cải thiện liên tục

Tuy nhiên — đây vẫn là công nghệ đang hoàn thiện.
Muốn làm tốt, cần:

• dữ liệu ổn định
• công cụ phù hợp
• kỹ năng kỹ thuật
• chi phí triển khai

Không phải ai cũng cần cấp độ 3 ngay bây giờ.

⸻

VẬY TẠI SAO KHÔNG NÊN “LAO” VÀO AI AGENT NGAY?

Vì với 99% công việc văn phòng:

✔ viết email
✔ tổng hợp báo cáo
✔ phân tích dữ liệu
✔ chăm sóc khách hàng
✔ tạo tài liệu
✔ chạy truyền thông

AI Workflow đã đủ mạnh để giúp bạn tăng 2–10X năng suất.

Trước khi nghĩ đến AI Agent, điều quan trọng nhất là:

👉 Học cách xây dựng workflow
👉 Học cách đặt luật chơi cho AI
👉 Học cách thiết kế quy trình có thể tái sử dụng
👉 Tối ưu những gì AI đang làm giỏi nhất

Khi làm chủ cấp độ 2, bạn đã hơn 95% người đang dùng AI trên thị trường.

⸻

KẾT: ĐỪNG CHỈ “DÙNG” AI – HÃY LÀM VIỆC CÙNG AI

AI không thay thế bạn.
Nhưng cách bạn sử dụng AI sẽ quyết định bạn thuộc nhóm nào:

• Nhóm dùng công cụ
• Nhóm xây workflow
• Nhóm làm việc cùng AI như cộng sự

Hãy bắt đầu từ những workflow nhỏ.
Tối ưu chúng mỗi tuần.
Rồi bạn sẽ thấy năng suất của mình đổi level thật sự.

👉 Nếu bạn thích những chia sẻ như thế này, vào blog của mình xem thêm tại dattran.me
Nơi mình ghi lại hành trình đi làm – sống – học – và phát triển bản thân từng chút một.