Có một sự thật đơn giản nhưng rất nhiều người bỏ qua:

Não của chúng ta không được sinh ra để ghi nhớ.
Nó sinh ra để suy nghĩ.

Mỗi ngày, mình tiếp nhận hàng chục thứ mới: kiến thức, insight, bài học, ý tưởng, chuyện xảy ra trong công việc, điều rút ra từ gia đình, những điều đọc được trên mạng… Nhưng nếu không có nơi để “đặt” chúng xuống, tất cả sẽ trôi tuột đi rất nhanh.

Đó chính là lý do “Second Brain” – bộ não thứ hai – tồn tại.

Với mình, công cụ giúp mình xây dựng Second Brain chính là Notion.

⸻

VÌ SAO LẠI CẦN “SECOND BRAIN”?

Ngày trước, mình nghĩ cứ cố nhớ nhiều là được. Nhưng càng cố nhớ, mình càng loạn. Mình hiểu sai một điều quan trọng:

👉 Não thật giỏi xử lý. Nhưng lại cực tệ trong việc lưu trữ.

Và rồi mình rơi vào hai tình trạng phổ biến:
• đọc xong quên
• học xong không áp dụng
• ghi chú lung tung nhưng không bao giờ tìm lại được
• để ý tưởng vụt qua vì không ghi lại kịp

Đến khi bắt đầu xây dựng Second Brain, mình mới thấy:

Nếu bộ não thứ nhất là nơi suy nghĩ, thì Notion chính là nơi mình “đặt” cả thế giới vào — để khi cần là lấy ra được ngay.

⸻

CÁCH MÌNH XÂY DỰNG SECOND BRAIN BẰNG NOTION (BẢN THỰC TẾ + DỄ DÙNG + KHÔNG HOA HÒE)

Sau nhiều lần làm rối tung rồi phải setup lại từ đầu, mình nhận ra một chân lý:

👉 Notion càng đơn giản thì càng hiệu quả.

Và đây là 3 nguyên tắc giúp mình biến Notion thành bộ não thứ hai thật sự hữu dụng, không phải nơi trưng bày template.

⸻

1. XÁC ĐỊNH RÕ “GOAL” KHI DÙNG NOTION


Sai lầm phổ biến nhất là… mở Notion ra mà không biết dùng để làm gì.
Gặp template nào đẹp cũng muốn thử. Tạo một page nhìn xịn thật, nhưng bỏ đó.

Nên bây giờ mình áp dụng quy tắc:

👉 Mỗi page trong Notion phải phục vụ đúng một mục đích rõ ràng.

Ví dụ của mình:
• Page Daily Journal → ghi nhật ký + suy ngẫm mỗi ngày
• Page Notes/Wiki → thu thập kiến thức và phân loại theo chủ đề
• Page Project Hub → quản lý công việc chính + side project
• Page Content Pipeline → nơi mình lên ý tưởng viết blog, TikTok, LinkedIn

Mình không cố nhồi hết vào một nơi. Mình chỉ xây đúng thứ mình cần, vừa phải, dễ truy cập.

⸻

2. ĐẶT QUY TẮC RÕ RÀNG – VÀ TRUNG THÀNH VỚI CHÚNG

Mọi người thường bỏ cuộc với Notion không phải vì Notion khó dùng, mà vì thiếu kỷ luật.

Mình thì đặt ra một rule cực kỳ đơn giản:

👉 Ghi chú ở đâu không quan trọng. Nhưng tối về — TẤT CẢ GHI CHÚ PHẢI ĐƯỢC PHÂN LOẠI.

Cụ thể:
• Thấy cái gì hay → mình ghi nhanh vào “Inbox”
• Tối về → mình kéo thả chúng vào từng mục:
• Công việc
• Swift/iOS
• Gia đình
• Tư duy – mindset
• Kinh nghiệm sống
• Tài chính – đầu tư
• Content – học được gì từ người khác

Và quan trọng nhất:

👉 Tuyệt đối không phá luật.

Chỉ cần 2–3 ngày không phân loại là mọi thứ loạn ngay. Mình từng bị như vậy nhiều lần, và mỗi lần như thế phải mất nửa ngày để làm lại.

⸻

3. GIỮ TẤT CẢ MỌI THỨ ĐƠN GIẢN ĐẾN MỨC BẠN CÓ THỂ DUY TRÌ LÂU DÀI

Sức mạnh của Notion không nằm ở template đẹp.

Sức mạnh nằm ở:
• tính nhất quán
• nội dung luôn tìm được
• mọi thứ luôn đúng nơi đúng chỗ

Mình không dùng template 10 layer.
Không dùng database lồng database.
Không tạo hệ thống khiến mình phải “dùng Notion để quản lý… Notion”.

Mình chỉ cần 3 thứ:

(1) Inbox → Nơi ghi nhanh mọi thứ xuất hiện trong đầu

(2) Wiki → Nơi lưu trữ kiến thức đã được phân loại rõ ràng

(3) Project → Nơi theo dõi tiến độ công việc, kỹ năng, và side project

Tất cả đều kết nối vừa đủ — không phức tạp.

⸻

NHỮNG BÀI HỌC MÌNH NGỘ RA SAU NHIỀU NĂM XÂY SECOND BRAIN

1. Bạn càng dùng Notion nhiều, bạn càng hiểu chính mình cần gì

Không ai bắt đầu đã biết mình cần hệ thống ra sao. Hệ thống đúng là hệ thống bạn tự đúc kết trong quá trình dùng.

2. Ghi chép phải đi kèm phân loại

Ghi để quên thì vô nghĩa. Ghi để tìm lại được → đó mới là Second Brain.

3. Second Brain không phải đẹp — Second Brain phải hữu dụng

Nó tồn tại để giảm tải suy nghĩ, không phải để khoe.

4. Điều quan trọng nhất không phải Notion, mà là thói quen

Công cụ chỉ giúp tăng tốc. Thói quen mới là thứ quyết định bạn có một bộ não thứ hai hay không.

⸻

LỜI KẾT

Second Brain không giúp bạn thông minh hơn.
Nhưng nó giúp bạn tập trung vào thứ thật sự quan trọng, thay vì cố nhớ từng chuyện vụn vặt.

Chỉ cần bạn kiên trì xây nó từng chút một, bạn sẽ cảm nhận được:
• đầu óc nhẹ hơn
• ý tưởng không bay mất nữa
• học nhanh hơn
• làm việc sâu hơn
• và sống có tổ chức hơn

Chúc bạn cũng xây được một “Second Brain” thật xịn — theo cách của riêng bạn.

👉 Nếu bạn thích những chia sẻ như thế này, vào blog của mình xem thêm tại dattran.me
Nơi mình ghi lại hành trình đi làm – sống – học – và phát triển bản thân từng chút một.